Bộ Chứng Từ Hàng Hóa Nhập Khẩu

Khi đọc xong bài viết này các bạn sẽ hiểu rõ hơn các bước để xuất hay nhập khẩu một loại hàng hóa nhất định.Và trong các bước đó sẽ phát sinh những chứng từ gì?Read less

Chứng từ xuất nhập khẩu là gì? Vai trò của chứng từ xuất nhập khẩu

Chứng từ xuất nhập khẩu là tập hợp các giấy tờ cần thiết để chứng minh nguồn gốc, số lượng, chất lượng và giá trị của hàng hóa khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Bộ chứng từ này không chỉ là cơ sở để hải quan các nước tiến hành thủ tục thông quan mà còn là bằng chứng pháp lý cho các giao dịch thương mại quốc tế.

Chứng từ xuất nhập khẩu thường xuất thành từng bộ, đóng vai trò quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Cụ thể bộ chứng từ xuất nhập khẩu giúp:

- Xác thực hàng hóa: Chứng từ xuất nhập khẩu chứng minh nguồn gốc, chủ sở hữu, số lượng và chất lượng của hàng hóa.

- Căn cứ mua bán, thanh toán: Chứng từ là căn cứ để thực hiện mua bán, thanh toán quốc tế, đặc biệt là khi sử dụng hình thức thanh toán bằng tín dụng thư.

- Giải quyết tranh chấp: Trong trường hợp xảy ra tranh chấp, chứng từ sẽ là bằng chứng pháp lý để giải quyết.

- Căn cứ áp dụng các chính sách thuế, hải quan: Chứng từ xuất nhập khẩu chứa đựng thông tin hàng hóa. Cơ quan hải quan sẽ căn cứ vào thông tin trên chứng từ để tính thuế nhập khẩu, thuế xuất khẩu và áp dụng các quy định khác.

- Nắm bắt thông tin về hàng hóa: Thông qua chứng từ có thể nắm được mọi thông tin về hàng hóa.

Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice

Bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không thì không thể thiếu hóa đơn thương mại (Commercial Invoice). Chứng từ quan trọng do người bán phát hành cho người mua, thể hiện giá trị và chi tiết của lô hàng.

Commercial Invoice là cơ sở để tính thuế và thực hiện các thủ tục Hải Quan. Hóa đơn thương mại cần được cung cấp cho đơn vị vận chuyển để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi và đúng quy định.

Các thông tin quan trọng cần có trong Commercial Invoice:

Hóa đơn thương mại phải thể hiện rõ điều kiện thương mại được áp dụng, ví dụ như FOB (Free on Board), CIF (Cost, Insurance, and Freight), CFR (Cost and Freight)…

Đây là những quy tắc quan trọng giúp xác định trách nhiệm và chi phí của người bán và người mua trong quá trình vận chuyển hàng hóa.

Hóa đơn cần ghi rõ phương thức thanh toán đã được thỏa thuận giữa hai bên, chẳng hạn như T/T (Telegraphic Transfer), L/C (Letter of Credit), D/P (Documents Against Payment)…

Phương thức thanh toán này là yếu tố quan trọng quyết định thời điểm và cách thức mà người mua sẽ thực hiện thanh toán cho người bán.

Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu

Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu sẽ phụ thuộc vào từng loại hàng hóa xuất nhập khẩu cụ thể và uy tín của doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, đối với những đơn vị, doanh nghiệp mới ra nhập hoạt động xuất nhập khẩu có thể tham khảo quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu chung như sau:

Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa

Doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ các loại chứng từ hàng hóa cần thiết bao gồm các chứng từ về mua bán, hợp đồng mua bán, chứng từ nguồn gốc xuất xứ hàng hóa. Chứng từ có thể ở dạng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử. Trường hợp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice doanh nghiệp có thể dễ dàng các chứng từ điện tử.

Bước 2: Cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS

Doanh nghiệp lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm khai Hải quan điện tử uy tín (Công ty TNHH phát triển Công nghệ Thái Sơn) để khai hải quan.

Bước 3: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Doanh nghiệp cần phải hoàn tất mọi thủ tục, nộp hồ sơ và khai báo với cơ quan theo như kiểm tra theo quy định nếu hàng hóa xuất nhập khẩu thuộc danh mục hàng hóa cần phải kiểm tra chuyên ngành.

Bước 4: Khai và truyền tờ khai hải quan

Doanh nghiệp sử dụng phần mềm khai hải quan điện tử khai và truyền tờ khai đến cơ quan Hải quan nhanh chóng, thuận tiện.

Lệnh giao hàng là loại chứng từ bên công ty vận chuyển phát hành nhằm lưu hàng hóa và giao hàng đến người nhận. Đây là loại chứng từ rất quan trọng để có thể làm thủ tục ở cảng khi kiểm hàng hóa, chuyển hàng và lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành.

Bước 6: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan

Doanh nghiệp chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan gồm các loại chứng từ xuất nhập khẩu. Cần lưu ý xem tờ khai thuộc luồng nào (luồng xanh, tờ khai luồng vàng hay tờ khai luồng đỏ) để thực hiện thủ tục hải quan phù hợp.

- Tờ khai luồng xanh: loại tờ khai hệ thống đã được thông quan. Bạn cần phải nộp thuế cũng như đến hải quan để có thể giám sát, hoàn tất các thủ tục.

- Tờ khai luồng vàng là loại tờ khai hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy.

- Tờ khai luồng đỏ là loại tờ khai hải quan kiểm tra bộ hồ sơ giấy, sau đó kiểm tra hàng hóa thực tế.

Để hàng hóa được phân vào luồng xanh, giảm các chứng từ không cần thiết và đẩy nhanh tốc độ thông quan thì doanh nghiệp cần có các yếu tố như: tuân thủ đầy đủ các quy định hải quan và thông quan trước khi nhập cảnh; hàng hóa đã được xác minh và kiểm tra tại cảng xuất khẩu hoặc các điểm trước đó; lịch sử xuất nhập hàng hóa trước đó an toàn, thuận lợi.

Bước 7: Làm thủ tục tại Chi cục Hải quan

Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể nhờ bên dịch vụ khai báo hải quan hoặc bên xuất nhập khẩu để thực hiện – vừa tiết kiệm chi phí và các thủ tục hoàn thiện nhanh chóng.

Lưu ý khi làm chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa:

- Cập nhật quy định: Các quy định về chứng từ xuất nhập khẩu có thể thay đổi theo thời gian và tùy thuộc vào từng quốc gia do đó cần cập nhật các quy định mới nhất.

- Trường hợp chưa rõ các thủ tục giấy tờ xuất nhập khẩu, doanh nghiệp cần liên hệ với đơn vị, cá nhân có kinh nghiệm để được tư vấn chuyên môn.

Trên đây là thông tin chứng từ xuất nhập khẩu và giải đáp tại sao chứng từ xuất nhập khẩu quan trọng và được coi là tấm hộ chiếu cho hàng hóa thông quan thuận lợi. Doanh nghiệp lưu ý nắm rõ các quy định, thủ tục thông quan để đảm bảo hoạt động xuất nhập khẩu thuận lợi, tránh rủi ro gây thiệt hại về tài chính, uy tín.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Thông báo hàng đến – Arrival notice

Thông báo hàng đến (Arrival Notice) là một chứng từ được phát hành bởi hãng vận chuyển, thông báo cho người nhận hàng rằng lô hàng đã đến cảng hoặc sân bay đích. Arrival notice được gửi trước từ 1-2 ngày hàng đến.

Chứng từ này chứa các thông tin quan trọng như chi tiết về lô hàng, số container, cảng đích, thời gian dự kiến hàng đến và hướng dẫn các thủ tục cần thiết để nhận hàng. Arrival Notice giúp người nhận chuẩn bị sẵn sàng cho quá trình thông quan, xếp dỡ, và vận chuyển hàng hóa đến địa điểm cuối cùng.

Lệnh giao hàng – Delivery Order

Bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không phải có để đưa hàng về kho chính là lệnh giao hàng (Delivery Order – DO). DO do hãng vận chuyển phát hành, cho phép người nhận hàng lấy lô hàng từ cảng hoặc kho lưu trữ. DO chứa các thông tin như số container, chi tiết hàng hóa, và nơi nhận hàng.

Đây là tài liệu cần thiết để người nhận hàng hoàn tất các thủ tục Hải Quan, sắp xếp vận chuyển và xếp dỡ hàng hóa. DO thường được phát hành sau khi người nhận hàng đã hoàn tất thanh toán các chi phí liên quan như cước phí vận chuyển và phí lưu kho.

Trên đây là 5 bộ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không BẮT BUỘC PHẢI CÓ để hàng hóa lưu thông suôn sẻ nhanh chóng, an toàn. Mison Trans hy vọng với những thông tin trên sẽ giúp quý khách có một cái nhìn tổng quát hơn về các loại chứng từ trong nhập khẩu hàng quốc tế.

Thông tư liên tịch số 64 quy định chế độ hóa đơn, chứng từ đối với hàng hóa nhập khẩu lưu thông trên thị trường bao gồm: Hàng hóa nhập khẩu đang trên đường vận chuyển; đang bày bán; để tại kho, bến, bãi, tại cơ sở sản xuất, kinh doanh hàng hóa nhập khẩu hoặc tại địa điểm khác (gọi chung là hàng hóa nhập khẩu lưu thông trên thị trường); hướng dẫn xử lý vi phạm quy định về hóa đơn, chứng từ đối với hàng hóa nhập khẩu lưu thông trên thị trường; quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.

Theo đó, đối với hàng hóa nhập khẩu đang trên đường vận chuyển, đang bày bán, để tại kho, bến, bãi, điểm tập kết thì cơ sở sản xuất, kinh doanh hàng hóa nhập khẩu, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan phải xuất trình đầy đủ hóa đơn, chứng từ chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa theo quy định của pháp luật và Thông tư này ngay tại thời điểm kiểm tra. Bên cạnh đó, Thông tư đã hướng dẫn về việc xuất trình hóa đơn, chứng từ đối với hàng hóa nhập khẩu của cơ sở sản xuất, kinh doanh hàng hóa nhập khẩu đang bày bán, để tại kho, bến, bãi thuộc quyền sử dụng (kho, bến, bãi có đăng ký hoạt động kinh doanh với cơ quan có thẩm quyền) hoặc sở hữu của cơ sở đó.

Thông tư liên tịch số 64 cũng đã quy định chi tiết về hóa đơn, chứng từ đối với hàng hóa nhập khẩu vận chuyển từ cửa khẩu nhập khẩu vào nội địa cũng như hàng hóa nhập khẩu lưu thông trong thị trường nội địa; Hướng dẫn về xử lý vi phạm hành chính; Thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính; Trách nhiệm của cơ quan kiểm tra, xử lý vi phạm; Trách nhiệm, quyền của cơ sở sản xuất, kinh doanh hàng hóa nhập khẩu; Nghĩa vụ phối hợp của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, v.v ...

Thông tư liên tịch số 64 quy định rõ về hóa đơn, chứng từ đối với hàng hóa nhập khẩu vận chuyển từ cửa khẩu nhập khẩu vào nội địa. Theo đó, đối với trường hợp hàng hóa nhập khẩu do cơ sở sản xuất, kinh doanh trực tiếp nhập khẩu khi vận chuyển từ cửa khẩu vào nội địa phải có hóa đơn, chứng từ theo từng trường hợp.

Cụ thể, trường hợp hàng hóa nhập khẩu đã hoàn thành thủ tục hải quan khi vận chuyển phải có tờ khai hàng hóa nhập khẩu đã được cơ quan Hải quan quyết định thông quan hoặc giải phóng hàng.

Trường hợp hàng hóa nhập khẩu chưa hoàn thành thủ tục hải quan bao gồm hàng hóa nhập khẩu đưa về bảo quản, hàng hóa nhập khẩu vận chuyển về nơi làm thủ tục hải quan khác với cửa khẩu nhập thì khi vận chuyển từ cửa khẩu nhập vào nội địa phải có tờ khai hàng hóa nhập khẩu đã được cơ quan Hải quan chấp thuận theo quy định. Cơ sở sản xuất, kinh doanh hàng hóa nhập khẩu phải thực hiện đúng theo những nội dung phê duyệt của cơ quan Hải quan.

Đối với hàng hóa nhập khẩu là hành lý của người nhập cảnh vào Việt Nam vượt quá tiêu chuẩn được miễn thuế thì phải khai hải quan và thực hiện các quy định của pháp luật về thuế, chính sách quản lý hàng hóa nhập khẩu. Khi vận chuyển hàng hóa vào nội địa phải có bản chính tờ khai hải quan có xác nhận đã hoàn thành thủ tục hải quan và bản chính biên lai nộp thuế nhập khẩu.

Đối với hàng hóa nhập khẩu đưa vào chợ biên giới, chợ cửa khẩu, chợ trong khu kinh tế cửa khẩu thì phải có tờ khai hàng hóa nhập khẩu được cơ quan Hải quan xác nhận thông quan hàng hóa.

Nếu hàng hóa nhập khẩu là mặt hàng nhà nước quy định phải dán tem hàng nhập khẩu thì ngoài các hóa đơn, chứng từ áp dụng đối với từng trường hợp cụ thể, các hàng hóa nhập khẩu này phải có tem hàng nhập khẩu dán vào hàng hóa theo quy định.

Về thời hạn xuất trình hóa đơn, chứng từ, Thông tư liên tịch quy định, đối với hàng hóa nhập khẩu đang trên đường vận chuyển, bày bán, để tại kho, bến, bãi, điểm tập kết thì cơ sở sản xuất, kinh doanh hàng hóa nhập khẩu phải xuất trình đầy đủ hóa đơn, chứng từ chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa theo quy định ngay tại thời điểm kiểm tra.

Trường hợp cơ sở sản xuất, kinh doanh hàng hóa nhập khẩu xuất trình đầy đủ hồ sơ chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa nhưng cơ quan kiểm tra có căn cứ xác định nguồn gốc của hàng hóa nhập khẩu không hợp pháp thì cơ quan kiểm tra thực hiện việc tạm giữ hàng hóa, đối chiếu hồ sơ, xác minh làm rõ nguồn gốc hàng hóa đó để xử lý theo quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu gây thiệt hại cho cơ sở sản xuất, kinh doanh hàng hóa nhập khẩu.

Thông tư liên tịch này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2015 và thay thế Thông tư liên tịch số 60/2011/TTLT-BTC-BCT-BCA ngày 12 tháng 5 năm 2011 của Bộ Tài chính, Bộ Công Thương và Bộ Công an hướng dẫn chế độ hóa đơn, chứng từ đối với hàng hóa nhập khẩu lưu thông trên thị trường./.

Chứng từ xuất nhập khẩu là một trong những tài liệu không thể thiếu đảm bảo cho hàng hóa được thông quan thuận lợi. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn chứng từ xuất nhập khẩu là gì và tại sao chứng từ xuất nhập khẩu lại là tấm hộ chiếu cho hàng hóa thông quan thuận lợi.